A adaptação à reforma tributária vai muito além da inclusão de novos campos nas notas fiscais. Para as empresas, a mudança também exige revisão de cadastros, atualização dos sistemas de gestão e maior controle sobre as informações que circulam entre diferentes áreas da operação. Com isso, a tecnologia ganha papel estratégico para garantir que as novas regras sejam incorporadas sem comprometer o faturamento e a rotina dos negócios.
A exigência das informações relacionadas ao IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e à CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) já alcança os documentos fiscais do regime regular. Embora parte da atualização dos sistemas seja disponibilizada pelos próprios fornecedores de ERP, a adequação interna dos dados permanece como um dos principais desafios para as companhias.
Segundo Thiago Molino, CEO da Globalsys, o trabalho mais complexo está na revisão das informações utilizadas pelos sistemas. Cada produto e serviço precisa ser corretamente classificado de acordo com os novos códigos. Um erro nesse processo pode impedir a emissão de uma nota fiscal e, consequentemente, interromper o faturamento.
Molino também chama atenção para outro impacto da transição: durante o período em que os dois modelos tributários estarão em funcionamento, as empresas precisarão lidar com um volume maior de informações. Até 2032, os sistemas terão de processar simultaneamente os cálculos relacionados ao modelo atual e ao novo sistema.
Na prática, isso significa que operações que já trabalham próximas do limite de capacidade podem sentir os efeitos principalmente nos períodos de maior movimento. Além do processamento adicional, o aumento da circulação de dados fiscais entre sistemas internos, ambientes do Fisco e parceiros comerciais amplia a necessidade de controles de acesso e mecanismos que permitam rastrear as operações.
Para ele, a segurança passa a fazer parte da própria adaptação tecnológica à reforma. “Com mais dado fiscal circulando entre ERP, ambientes do fisco e parceiros, controle de acesso e trilha de auditoria viram requisito básico da operação”, avalia.
Apesar dos custos e da complexidade envolvidos, a adequação também pode representar uma oportunidade para as empresas revisarem processos que já apresentavam problemas antes mesmo da mudança na legislação. Cadastros, formação de preços e aproveitamento de créditos tributários estão entre os pontos que podem ser reavaliados durante o projeto.
A expectativa é que esse movimento permita identificar perdas que muitas vezes permanecem escondidas na operação. “A minha leitura é que a empresa que aproveitar o projeto para arrumar isso vai descobrir quanto pagava a mais sem perceber, e o resultado aparece direto na margem”, afirma.
