A palavra padronização costuma despertar resistência na administração pública. Por vezes, é associada à rigidez, à burocracia e à tentativa de tratar situações diferentes de maneira idêntica. Essa crítica é legítima quando o padrão substitui o discernimento. Mas não quando organiza aquilo que se repete.
Taiichi Ohno, um dos formuladores do Sistema Toyota de Produção, identificou que grande parte da ineficiência organizacional decorre de esperas, deslocamentos, retrabalho, estoques desnecessários e atividades que consomem recursos sem acrescentar valor. A metodologia Lean nasceu desse diagnóstico e alcançou organizações públicas e privadas em diferentes países.
Seu princípio essencial não é fazer as pessoas trabalharem mais rapidamente. É impedir que percam tempo com aquilo que poderia ser eliminado, simplificado ou organizado.
No Poder Judiciário, existem atividades que exigem análise individual, independência e elevada capacidade intelectual. Existem outras, contudo, que são repetitivas e podem ser executadas por fluxos estáveis, formulários adequados, sistemas integrados e critérios uniformes.
Padronizar essas rotinas não reduz a autonomia profissional. Ao contrário, preserva tempo e inteligência para as decisões que efetivamente exigem reflexão.
Essa compreensão orienta várias iniciativas da gestão da Desembargadora Janete Vargas Simões. A cooperação com a FINDES e o SENAI aproxima o Tribunal das metodologias de Lean Office, com o objetivo de mapear processos, identificar etapas desnecessárias e reduzir o tempo das contratações administrativas sem enfraquecer a segurança jurídica.
A implantação do ERP permitirá integrar planejamento, orçamento, finanças, patrimônio, contratações e gestão de pessoas. A automação da conciliação bancária, das diárias e de outros procedimentos financeiros reduz trabalhos manuais e riscos de inconsistência. A padronização de editais, fluxos no PJe e rotinas das Secretarias Unificadas também procura substituir soluções improvisadas por processos conhecidos e verificáveis.
O governo britânico adotou padrões funcionais comuns para criar formas coerentes de trabalho, fortalecer a gestão de riscos e melhorar a capacidade de execução de projetos públicos. A padronização, nesse modelo, não constitui um fim em si mesma: oferece uma base estável para controle, aprendizado e aperfeiçoamento. Padrão britânico de execução de projetos
O desafio está em distinguir o que deve ser uniforme daquilo que precisa permanecer aberto ao julgamento humano. Uma sentença não pode ser reduzida a uma linha de produção. Mas a movimentação do processo, a organização dos dados e as tarefas administrativas que a antecedem podem ser aperfeiçoadas.
Burocracia é exigir procedimentos sem finalidade. Padronização inteligente é assegurar que atividades semelhantes sejam realizadas de maneira simples, segura e previsível.
Ao organizar o que se repete, a instituição libera seus profissionais para aquilo que nenhuma rotina substitui: interpretar, decidir, criar e cuidar das pessoas.
